CertaPro Painters es líder en la industria de la pintura residencial y comercial en toda América del Norte. Somos una organización de contratistas profesionales de pintura que se especializan en embellecer casas y edificios; interiores, exteriores, comerciales, oficinas y condominios. Nuestro éxito se ha construido sobre la base de ofrecer certidumbre a nuestros clientes, la certeza de un trabajo bien hecho. Nos enfocamos en los detalles de cada proyecto y, lo más importante, nos enfocamos en nuestros clientes.
Resumen de la posición:
- Brindar soporte a las siguientes funciones: Marketing, Ventas, Producción, Financiero, Administrativo, Recursos Humanos y Desarrollo de Negocios.
Descripción del trabajo de asociado de oficina
I. RESUMEN DE LA POSICIÓN
· Horario de oficina flexible para el candidato adecuado.
· Representar a CertaPro Painters ante todos los proveedores, clientes, candidatos, empleados, etc. para diferenciarnos de nuestra competencia y mejorar aún más nuestra 'Marca de Certeza'.
· Dar servicio a todos los clientes potenciales y clientes con el objetivo de satisfacer/superar sus necesidades de pintura y crear clientes de por vida.
· Dar servicio a todos los empleados con el objetivo de satisfacer/superar sus necesidades y formar un empleado para toda la vida.
· Asegúrese de que todas las tareas se completen de manera oportuna y profesional.
· Desarrollar una estrecha relación de trabajo con el Gerente General (GM), el (los) Asociado(s) de Ventas y el (los) Asociado(s) de Producción para garantizar que se cumplan todas las expectativas establecidas con los empleados y clientes.
· Vive los valores de los pintores CertaPro:
Cumple lo que prometes
Respeta al individuo
Siéntete orgulloso de lo que haces
Practica la Mejora Continua
· Cumplir con las obligaciones de las funciones esenciales; Marketing, Ventas, Producción, Financiero, Administrativo, Recursos Humanos y Desarrollo Personal como se describe a continuación.
II. FUNCIONES ESENCIALES
MARKETING:
· Gestionar y procesar todos los envíos de Datamining.
· Mantener el sitio web de la franquicia para que cumpla con los Procedimientos Operativos Estándar de CertaPro
· Asegurarse de que todas las tácticas de marketing se ejecuten según el plan anual de marketing de la empresa.
· Asegúrese de que todas las listas de correo de los clientes estén actualizadas.
· Realizar telemarketing comercial.
· Asista a ferias comerciales según sea necesario.
· Ordene correo directo con instrucciones del franquiciado o gerente general.
VENTAS:
· Crear paquetes de ventas.
· Introduzca los clientes potenciales en el sistema.
· Actualice las listas de referencias de los clientes de forma regular.
· Mantener el inventario y actualizar todo el material del punto de venta.
· Programe estimaciones para los asociados de ventas.
· Envíe cartas de seguimiento de presupuestos a los clientes con la dirección del asociado de ventas.
· Imprima las instrucciones de los presupuestos para los asociados de ventas.
PRODUCCIÓN:
· Recopile y realice un seguimiento diario de las horas reales trabajadas en los sitios de trabajo.
· Actualice el programador de producción.
· Cree MIS (productividad y calificación de referencias) de los empleados y distribúyalo.
· Cree chaquetas de trabajo y entréguelas al asociado de producción antes del miércoles para la producción de la semana siguiente.
· Actualización de la "pizarra" con la dirección del Asociado de Producción.
· Realice un seguimiento del inventario y el equipo del almacén.
· Ordene la pintura y los materiales bajo la dirección del Asociado de Producción.
· Actuar como punto de contacto para los clientes.
FINANCIERO:
· Mantenga QuickBooks actualizado y preciso. A incluir: registro de depósitos, entradas en el diario, etc.
· Emitir órdenes de compra (PO's).
· Cobró todos los trabajos completados (de la semana anterior) en CertaOne antes del martes.
· Pague todas las facturas.
· Facturar a los clientes.
· Preparar informes. Para incluir: Pérdidas y Ganancias, Balance General, Cuentas por Cobrar, Cuenta, etc.
· Concilie las facturas de los proveedores de pintura y materiales.
· Gestionar el presupuesto de material de oficina.
· Concilie los informes de gastos presentados por el personal de línea y el personal del sitio de trabajo.
· Realice todos los depósitos.
· Preparar la tendencia mensual para el Gerente General
ADMINISTRATIVO:
· Replique las notas de Certa a diario.
· Actualice y mantenga la precisión de CertaOne a diario. Para incluir, pero no limitarse a: cambiar el estado del trabajo, actualizar la información de contacto del cliente, etc.
· Concilie las notas de Certa con las chaquetas de trabajo completadas. Todas las notas escritas a mano y los formularios de cambio deben ingresarse en CertaOne.
· Archivar la chaqueta de trabajo cuando se complete el trabajo.
· Mantener todos los archivos.
· Procesar todo el correo entrante y saliente.
· Mantener una presentación profesional de la oficina.
· Ordene suministros para la oficina y otros según sea necesario.
· Mantenga las relaciones con los proveedores y los archivos según sea necesario. A incluir: seguros, compañías telefónicas, subcontratistas, etc.
· Gestionar las instalaciones.
· Introduzca los datos según sea necesario.
· Conteste los teléfonos y coordine mensajes y tareas.
· Preparar el análisis semanal de los resultados en preparación para el Establecimiento y Revisión de Metas (GS&R) con el supervisor.
· Crear y mantener los informes solicitados por el supervisor directo.
· Organiza las funciones de la empresa.
RECURSOS HUMANOS:
· Mantener las aplicaciones de los empleados.
· Obtenga todas las verificaciones de antecedentes según sea necesario.
· Asegúrese de que todos los archivos de los empleados (en papel y electrónicos) estén actualizados y sean precisos.
· Gestionar el papeleo para el despido de empleados.
DESARROLLO PERSONAL:
· Certificado en el funcionamiento de QuickBooks.
· Certificado en el funcionamiento de CertaOne.
· Participación conducente a la certificación en el Programa de Desarrollo de Liderazgo de la Compañía de Franquicias. En concreto: resolución de conflictos, resolución de problemas, coaching, gestión de prioridades y establecimiento y revisión de objetivos.
· Participación en conferencias/reuniones regionales o nacionales de formación continua.
· Participación en otras sesiones de desarrollo personal según sea necesario.
III. NORMAS DE RENDIMIENTO
· Nómina completa y precisa semanalmente.
· La primera ejecución de General Ledger (GL) se completa el día 8 de cada mes.
· La segunda ejecución de General Ledger se completa el día 10 de cada mes.
· Los trabajos completados de las semanas anteriores se calcularon con precisión el martes de cada semana.
IV. COMPENSACIÓN LABORAL Y BENEFICIOS
· El horario de oficina puede ser flexible para el candidato adecuado.
· Opción de trabajo en casa a tiempo parcial después de demostrar competencia con las obligaciones laborales.
· Vacaciones pagadas.
· Vacaciones pagadas.
· Gran oportunidad de crecimiento profesional.
V. CUALIFICACIONES LABORALES
· Diploma de escuela secundaria o GED.
· Capacidad para comunicarse eficazmente con los clientes.
· Experiencia con las redes sociales y el marketing digital un plus.
· Organizado y detallista.
· Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
· Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
· Conocimiento de los paquetes ofimáticos de Microsoft.
Opciones flexibles de trabajo desde casa disponibles.
