Administrador de oficina / Asistente de Operaciones
Pintores® CertaPro – Orland Park, Homewood y condado de Kankakee
CertaPro Painters® es un líder en la industria de la pintura residencial y comercial en toda Norteamérica. Nuestra organización se basa en una red de pintores profesionales dedicados a embellecer hogares y negocios mediante servicios de pintura de interiores y exteriores de alta calidad. Nuestro éxito continuo se basa en entregar Certeza para nuestros clientes — certeza de un trabajo bien hecho.
Nos centramos en los detalles de cada proyecto y, lo más importante, en ofrecer una experiencia excepcional a cada cliente.
Resumen del puesto
El Administrador de la Oficina proporciona un apoyo fundamental a las operaciones diarias de la empresa. Este puesto ayuda en marketing, coordinación de ventas, programación de producción, administración financiera, recursos humanos y comunicación con el cliente para garantizar operaciones fluidas y eficientes.
Responsabilidades clave
Ventas y Soporte al Cliente
- Preparar y enviar paquetes de ventas y propuestas para los Asociados de Ventas
- Programar citas de estimación para los Asociados de Ventas
- Envía comunicaciones de seguimiento a los clientes tras los presupuestos, según las indicaciones de los Asociados de Ventas
- Mantener un seguimiento y comunicación constantes con los clientes
- Mantener y actualizar todas las listas de correo de clientes y los registros CRM
Soporte de marketing
- Ayudar a ejecutar las iniciativas de marketing descritas en el Plan Anual de Marketing de la Compañía
- Apoya los esfuerzos en marketing digital y redes sociales
- Mantener inventario de materiales de marketing y punto de venta
- Apoyar en el telemarketing comercial y los esfuerzos de divulgación
Soporte para la producción y la programación
- Programar proyectos de pintura y coordinar los colores y fechas de inicio de los trabajos
- Comunícate con los clientes mientras los proyectos están en curso para garantizar la satisfacción y responder a cualquier duda o preocupación
- Ayudar con la coordinación de la producción y el seguimiento del progreso del puesto
- Pide los materiales de pintura y trabajos según lo indique el Jefe de Producción o el Asociado de Producción
- Emitir órdenes de compra (POs) para materiales y servicios
Finanzas y Administración
- Introduce el Plan Financiero Anual (AFP) en QuickBooks
- Realizar cálculos de costes de trabajo y ayudar a seguir la rentabilidad del proyecto
- Procesar facturas de proveedores y pagar facturas de la empresa
- Redactar y procesar los cheques semanales de nómina
- Mantener organizados archivos financieros y administrativos
Recursos Humanos
- Gestionar la documentación y la documentación de incorporación para los nuevos empleados
- Mantener los archivos de personal y gestionar la documentación de despido
Desarrollo Profesional
- Participar en conferencias de formación regionales y nacionales y en reuniones de empresa según sea necesario
Cualificaciones
- Se requiere diploma de secundaria o GED
- Se prefiere el título universitario
- Se prefiere experiencia con redes sociales y marketing digital
- Dominio de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)
- Se prefiere la experiencia de QuickBooks
- Fuertes habilidades de comunicación verbal y escrita
- Altamente organizado con gran atención al detalle
- Excelente gestión del tiempo y habilidades para hacer varias cosas a la vez
- Se prefieren 5 años de experiencia administrativa o de asistente de oficina
Cada negocio de CertaPro Painters® es de propiedad y gestión independiente.
